Comment les flottes intelligentes blindent-elles leurs dossiers de conducteurs avant l’arrivée des avocats

Le 4 juin 2025

Nous savons tous que les conducteurs ont besoin d’une foule de documents dans leurs dossiers, comme le rapport médical, les rapports d’heures d’activités, et l’historique d’emploi. Mais trop souvent, on traite ces dossiers comme une formalité ou un obstacle bureaucratique. La réalité? Des dossiers incomplets ou désordonnés peuvent devenir un risque majeur.

« Soyons réalistes. Toutes les flottes qui exploitent aux États-Unis vont se retrouver devant le tribunal à un moment ou à un autre, a déclaré Dirk Kupar, fondateur et PDG de TruckRight, en avril 2025 dans le cadre du webinaire de CarriersEdge Inside Driver Qualification (Au cœur des qualifications des conducteurs). Alors, vous ne pouvez pas dire que cela n’arrive qu’aux autres. »

Et lorsqu’un incident se produit, surtout s’il s’agit d’une collision catastrophique, les avocats du demandeur iront droit aux dossiers de conducteur. S’ils trouvent des lacunes, des incohérences ou des vérifications superficielles, vous aurez déjà perdu la partie.

Ce que la loi exige (et ce qu’il manque encore à la plupart des flottes)

Les flottes exemplaires n’attendent pas les audits avant de se soucier de la conformité. Elles inculquent des habitudes qui décèlent les problèmes tôt, c’est-à-dire avant qu’ils ne coûtent cher. Cela ne signifie pas plus de paperasse pour autant. Cela veut simplement dire qu’elles traitent le dossier du conducteur pour ce que c’est réellement : un outil de gestion des risques.

Ne confondez pas politique et réglementation. M. Kupar a noté que le personnel de la sécurité et du recrutement hérite souvent de pratiques d’entreprise sans réaliser qu’elles ne satisfont pas aux exigences des FMCSR (Federal Motor Carrier Safety Regulations). Ce que vous avez appris à faire risque de ne pas correspondre à ce qui est stipulé à la section 391. Pour éviter les menaces juridiques, assurez-vous que vos politiques internes sont alignées sur le règlement fédéral américain, et qu’elles ne sont pas fondées sur des habitudes ou des ouï-dire.

Il pourrait être tentant de traiter la conformité comme une liste de contrôle, mais les flottes qui font bien leur travail comprennent qu’il s’agit en fait d’un système. Le dossier n’est pas qu’un dossier – c’est une preuve. Une preuve de vos décisions d’embauche, de vos pratiques en matière de sécurité et qui confirme à quel point vous assumez vos responsabilités.

Les 8 erreurs faciles à manquer, qui peuvent exploser devant le tribunal

Même les flottes chevronnées commettent ces erreurs, souvent sans s’en rendre compte :

• Vérifications d’emploi incomplètes ou absence de la documentation des tentatives de joindre les contacts.
• Dossiers de conduite, PSP (programme de sélection d’employés) et IUVU manquants ou non lus – absence de contre-vérification.
• Évaluations annuelles incohérentes ou manquantes.
• « Conformité style cases à cocher » – c’est-à-dire confirmer qu’un document existe, mais sans effectuer une enquête significative.
• Certificat du médecin-examinateur manquant.
• Examen routier.
• Antécédents du rendement en matière de sécurité non demandés ou non vérifiés contre les dossiers du Clearinghouse de la FMCSA.
• Déclaration du conducteur sur les heures de conduite négligée à l’embauche.

Tous les documents doivent être conservés pour la durée de l’emploi et pendant trois ans suivant le départ. Ceci comprend les dossiers de conduite, les évaluations annuelles, les certificats d’infraction, et les demandes de rendement en matière de sécurité.

La conformité commence avec la section 391

Avant de commencer à remédier aux dossiers, il est utile de comprendre à quoi on vous compare. Pour les flottes américaines, et les transporteurs canadiens transfrontaliers, la section 391 des FMCSR établit la norme. Elle stipule quels documents doivent être inclus dans le dossier de qualification d’un conducteur, combien de temps il faut le conserver, et ce qui doit se passer à l’accueil et lors des évaluations annuelles. Ceci comprend les formulaires de demande d’emploi, les dossiers de conduite, les antécédents du rendement en matière de sécurité, les examens routiers ou la vérification du permis de conduire pour camion lourd, le certificat médical, les évaluations annuelles, et plus.

Cela semble assez direct, mais, comme M. Kupar le fait remarquer, les idées fausses sur la section 391 sont très répandues. Des « avocats de relais routiers » offrant des interprétations informelles, aux flottes qui confondent les politiques avec la réglementation, il est facile de ne pas savoir ce qui est vraiment obligatoire.

Comment découvrir des problèmes de dossiers avant que les autorités – ou qu’un avocat – ne le fassent

La plupart des flottes découvrent des problèmes de dossier lorsqu’il est trop tard, soit lors du renouvellement des assurances, d’un audit gouvernemental ou d’une déposition juridique. La solution? Documentez absolument tout, attribuez les responsabilités et faites des simulations d’audit.

Si ce n’est pas documenté, ça ne s’est pas passé – du moins lors d’un procès

Connaître le règlement n’est pas suffisant – vous devez aussi présenter votre travail. Chaque lacune, reconstitution et décision devrait être écrite noir sur blanc. C’est aussi littéral qu’il y paraît :

• Il manque quelque chose? Documentez-le et expliquez pourquoi.
• Vous ne rejoignez pas un ancien employeur? Enregistrez toutes les tentatives – et signalez les réponses manquantes à la FMCSA.
• Si vous avez appelé trois fois et qu’on ne vous a pas répondu, écrivez-le.
• Vous mettez un vieux dossier à jour? Ne faites pas qu’insérer un nouvel examen routier – expliquez pourquoi il a été ajouté et quand.

Des vérifications d’emploi en retard ou manquantes entraînent une lacune en matière de conformité ainsi qu’un risque juridique. M. Kupar recommande de signaler les employeurs sans réponse à la FMCSA – pas seulement parce que c’est obligatoire, mais parce que cela enregistre vos efforts. Selon M. Kupar, les flottes qui signalent les employeurs qui ne répondent pas à la FMCSA « reçoivent un appel chaque fois ».

À qui devraient appartenir vos dossiers de conducteur? (indice : pas qu’au recrutement)

La conformité s’effondre lorsque la responsabilité n’est pas précisée. Si plusieurs équipes participent à l’embauche et à l’accueil, des lacunes apparaîtront naturellement, surtout quand tout le monde s’évertue à mettre les conducteurs sur la route. C’est pourquoi vous devez avoir une personne dont la seule tâche est de veiller à l’intégrité de ces dossiers.

M. Kupar recommande d’attribuer la supervision des dossiers de conducteurs à un traiteur dédié – c’est-à-dire une personne formée, mandatée et obsédée par les détails. Pour les petites flottes, il s’agira peut-être d’un poste à temps partiel. Pour les plus grandes, on pourrait retrouver plusieurs individus. Dans les deux cas, il faut que ce soit quelqu’un qui chasse toutes les queues de poisson.

Comment les simulations d’audits vous aident-elles à éviter des amendes et des verdicts coûteux

Les audits simulés sont l’un des outils les plus précieux, et souvent sous-utilisés, pour garder vos dossiers de conducteur impeccables. Ils vous permettent de découvrir les problèmes avant que les autorités, les assureurs ou les avocats des demandeurs ne le fassent.

Commencez par étudier de 10 à 15 % de vos dossiers de conducteur, comme le ferait un vérificateur. Les documents sont-ils tous présents, à jour, et signés? La demande d’emploi, le dossier de conduite et le PSP concordent-ils? Si tout est beau, fantastique. Sinon, élargissez votre échantillon et continuez de creuser jusqu’à ce que vous soyez satisfait.

Lorsque vous découvrez une lacune, comme un examen routier manquant ou une évaluation non signée, n’y remédiez pas en cachette. Documentez ce qu’il manque, la date où le document a été trouvé, et les mesures correctives que vous prenez pour remédier à la situation. « Examiné le 4 avril. Vérification des recommandations manquante. Liste de contrôle de recruteurs ajoutée. » est suffisant pour démontrer une amélioration.

Si un document est définitivement perdu, comme un examen routier d’il y a 10 ans, ne le falsifiez pas. Notez-en plutôt l’absence, expliquez ce que vous avez fait pour le retrouver, et indiquez comment votre processus a été modifié. Ce degré de transparence solidifie la crédibilité. Le rapiéçage en cachette fait le contraire.

Exemple : Au cours d’un audit simulé, une flotte découvre qu’une vérification des recommandations manque. Elle documente la situation, inscrit la date et ajoute un plan de correction. Cette simple trace peut aider à atténuer un problème d’ordre juridique plus tard.

Les évaluations annuelles ne servent pas qu’à noter les infractions. Ce sont des occasions naturelles de vérifier la complétude des dossiers et de remédier aux lacunes persistantes – avant que quelqu’un d’autre s’en aperçoive.

Comme M. Kupar l’a mentionné lors du webinaire, les procès simulés animés par les associations de sécurité routière révèlent la dure réalité de ce qui se passe lorsque les dossiers sont bâclés. Les problèmes les plus fréquents? Des documents manquants, des procédures peu rigoureuses, ou des signes que les dossiers ont été corrigés après un incident.

Ce qu’il faut retenir : les dossiers n’ont pas besoin d’être parfaits. Vous devez vous doter d’un processus reproductible, et de la preuve que vous le respectez. « Les vérificateurs et les avocats ne recherchent pas que des dossiers impeccables, déclare M. Kupar. Ils cherchent des signes que vous avez un système en place. »

Comment transformer vos dossiers de conducteur en une solide défense juridique

Passer les dossiers en revue plus judicieusement

Passer les dossiers en revue ne consiste pas seulement en cases à cocher et en formalités à accomplir. Cette mentalité invite les troubles, a indiqué M. Kupar.

Plutôt que de demander : « Avons-nous le dossier de conduite et le PSP? », demandez : « Est-ce que ces documents s’alignent sur la demande d’emploi? Y a-t-il des intervalles non travaillés inexpliqués, des employeurs non divulgués, ou des infractions qui ne concordent pas? »

Les signaux d’alarme à surveiller :

• Une condamnation liée à un transporteur qui ne figure pas au c.v. du conducteur
• Des incohérences entre le dossier de conduite et le PSP
• Des antécédents professionnels qui ne tiennent pas compte d’un emploi où un incident s’est produit

Contre-vérifiez tout. Si un conducteur mentionne qu’il travaillait chez Transport ABC en 2022 et 2023, mais que le dossier du PSP indique une infraction auprès de Logistique XYZ à la même période, il y a anguille sous roche.

Depuis 2023, le Clearinghouse de la FMCSA peut remplacer l’intervention manuelle dans le cadre des résultats en matière de drogue et d’alcool. Voilà une autre démarche utile vers la simplification des vérifications d’emploi.

Meilleurs dossiers = Meilleures décisions d’embauche

Les critères d’embauche, surtout en ce qui concerne les seuils pour les dossiers de conduite, guident non seulement la prise de décision, mais protègent aussi contre les plaintes de discrimination. Appliquez la même norme, chaque fois.

Une solide documentation vous aide à :

• vous défendre lors de poursuites judiciaires
• repérer les candidats risqués avant qu’ils ne prennent le volant
• éviter les mauvaises surprises à l’accueil
• créer des stratégies de formation et de gestion des risques à long terme

De meilleurs dossiers facilitent aussi l’application des politiques de l’entreprise, qu’il s’agisse des heures de conduite, de la formation sur les matières dangereuses, ou des évaluations de rendement.

Cette année, arrêtez de traiter les dossiers de conducteur comme étant une formalité

Les dossiers de qualification des conducteurs ne sont pas qu’un exercice de conformité, ils constituent la pierre angulaire de la gestion des risques. Et lorsque les avocats des défendeurs se pointent, les flottes qui présentent une documentation impeccable et cohérente sont celles qui en ressortent gagnantes.

N’attendez pas l’arrivée d’une poursuite. Remédiez à vos dossiers maintenant, car, dans cette industrie, ce n’est pas une question de si, mais bien de quand.

Regardez le webinaire intégral en anglais : Inside Driver Qualification

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