La salle de classe passe en ligne? C’est le moment de perfectionner vos exposés!

Le 29 septembre 2020

Au cours des six derniers mois, la COVID-19 a forcé un grand nombre de programmes de formation en salle de classe et de présentations à passer en ligne. Zoom, WebEx, Skype et Teams sont maintenant la norme, et remplacent les tableaux blancs, les chevalets et les rétroprojecteurs.

En surface, l’exposé devrait être le même : il s’agit aussi d’une séance en direct, avec des diapos et un instructeur guidant des personnes à travers le contenu. Évidemment, la réalité est tout à fait différente. À mesure que ces programmes en personne sont passés en ligne, les facilitateurs ont découvert qu’il existe des différences importantes entre les deux méthodes de présentation. Pour donner de la formation et faire des exposés dans un environnement virtuel, il faut reconnaître ces différences et aborder les enjeux particuliers propres à cet espace.

Voici quelques éléments à considérer afin de maximiser l’efficacité des exposés en direct faits en ligne.

Indices sociaux

Dans une salle de classe physique, les participants et participantes sont en mesure de détecter des indices sociaux durant une formation. Si toutes les autres personnes autour portent une attention soutenue envers l’orateur, les étudiants le feront aussi. Par contre, si un bon nombre est dans la lune, les étudiants sont plus susceptibles d’en faire de même.

Dans le contexte d’une conférence ou d’une réunion, cela peut même déterminer si les gens restent ou quittent la séance. En effet, lors d’une présentation physique à un congrès, les participants peuvent réaliser que le contenu ne les intéresse pas et leur donner envie de quitter la salle, mais ils pèsent cela contre le degré de perturbation qu’ils causeront en se dirigeant vers la porte. D’ailleurs, c’est l’une des raisons pour lesquelles beaucoup de personnes s’assoient au bout d’une rangée ou à l’arrière de la salle, afin de sortir rapidement et silencieusement.

En ligne, cependant, aucun de ces facteurs sociaux n’existe. Même lors d’une séance de formation virtuelle où les caméras sont allumées, il est impossible de savoir exactement ce que les autres participants font en tout temps. Certains outils de réunion en ligne masquent des participants pendant que l’instructeur parle, ce qui rend les choses encore plus difficiles. Cela signifie que les participants peuvent détourner leur attention plus facilement, faire quelque chose d’autre à l’insu de tous, ou même quitter la séance. Pour empêcher cela, ces séances virtuelles doivent être beaucoup plus captivantes.

La compétition pour l’attention

En plus du manque d’indices sociaux dans une séance virtuelle, il y a beaucoup d’autres choses qui rivalisent pour capter l’attention des participants. Dans une salle de classe physique, on présume que l’instructeur peut voir chaque fois qu’une personne regarde son téléphone ou cesse de lui prêter attention. Mais en ligne? Pas vraiment.

Même avec les caméras allumées, il est impossible de savoir si les participants regardent la présentation ou quelque chose d’autre. S’ils tapent au clavier, prennent-ils des notes (ce que grand nombre de personnes font pour assimiler le contenu) ou sont-ils en train d’envoyer un message à des amis? Lorsqu’ils ne prennent pas de notes, écoutent-ils l’orateur ou sont-ils en train de naviguer d’un site Web à l’autre?

Tout comme les indices sociaux dans une classe physique aident à soutenir l’attention des gens, l’immersion physique dans un environnement dédié les aide à rester concentrés sur un sujet donné, et à ne pas être distraits. Loin de cet environnement physique, assis à leur bureau avec une foule de notifications et d’alertes à l’écran, ainsi qu’un accès facile à des activités invisibles à l’instructeur, il est encore plus difficile de fixer son attention sur la personne qui parle.

Si on combine ces deux éléments, soit le manque d’immersion dans un endroit physique et le manque d’indices sociaux qui influencent le comportement, il est facile de constater les difficultés supplémentaires auxquelles les exposés en ligne sont confrontés. Sans ces éléments de soutien, la présentation en tant que telle, c’est-à-dire l’orateur ou l’oratrice, le contenu et les diapos, a la charge de maintenir le niveau d’engagement.

La qualité de l’orateur

Un bon nombre d’instructeurs font ce métier parce qu’ils connaissent leur domaine sous toutes ses coutures, et qu’ils sont à l’aise devant un public. Mais être un orateur captivant, un éducateur dynamique, ou un excellent concepteur de plan de cours, c’est différent. Dans un environnement physique où tout le monde est ensemble, on peut s’en sauver. Ce n’est pas idéal, mais on arrive tout de même à s’en sortir. Considérons une foule d’exemples « d’instructeurs » (et j’emploie le terme très librement ici) qui se tiennent devant un groupe et qui lisent des diapositives, ou ne font que réciter des histoires tirées de leur propre expérience.

En ligne, ça ne marche pas. Sans le soutien fourni par la présence physique, une présentation monotone tombe à l’eau et l’auditoire s’ennuie rapidement. Une fois que cela se produit, il est presque impossible de revenir en arrière. Les participants ne respecteront pas ce que vous dites et n’y prêteront pas attention.

Pour qu’une présentation en ligne fonctionne, les instructeurs doivent parler confortablement à une cadence régulière, d’une voix modulée et énergique, et éviter les « euh ». On n’a pas besoin de sonner comme un animateur de radio sur la caféine, mais il faut un bon rythme et du pep dans la voix. Davantage comme un présentateur de nouvelles, discutant du contenu de façon à ce que l’auditoire puisse bien suivre, tout en soutenant son intérêt.

Faites travailler un peu votre public pour maintenir son attention, mais pas trop fort. Cela exige de parler avec un certain raffinement, un ton varié sans monotonie, des consonnes bien prononcées pour être clair, et plus important encore… NE PAS LIRE LES DIAPOS. J’ai tout un webinaire sur la manière de créer et de donner des présentations PowerPoint efficaces, et il s’agit en fait de la règle numéro un en matière d’exposé.

La clé pour bien présenter consiste à se pratiquer. Si on crée les diapos aujourd’hui et qu’on fait la présentation demain, sans faire de répétition entre les deux, elle sonnera houleuse et maladroite. Prenez le temps de vous pratiquer, afin de pouvoir présenter le contenu fluidement, sans vous presser, et vous verrez que l’effort en aura valu la peine. Même deux répétitions, du début à la fin sans vous arrêter, amélioreront grandement votre assurance lors de l’exposé devant un public.

Le contenu des diapos

Dans le même ordre d’idée, les diapositives doivent donner aux gens quelque chose à regarder, autre que le texte que vous lisez. Cela n’a pas besoin d’être extravagant. Il peut s’agir d’une image qui illustre votre argument, peut-être de courtes phrases dans une liste à puces, mais, quoi qu’il en soit, il faut que l’auditoire puisse s’en servir comme signet mental pour le contenu que vous présentez. Le sujet de la création de diapos PowerPoint efficaces est ÉNORME, je ne vais donc pas en faire état ici (si cela vous intéresse, regardez mon webinaire

En outre, il n’est pas toujours nécessaire de s’appuyer sur des diapositives. Parfois, des vidéos peuvent faire l’affaire, et parfois, on peut éliminer les diapos complètement et ne présenter que son visage à l’écran. Cela peut être un bon moyen de créer un lien avec le public, mais cela comporte aussi ses propres défis, ce qui nous amène à…

L’éclairage, la caméra, le son

Voilà un sujet que je trouve extrêmement fascinant, maintenant que le monde entier est passé aux réunions, aux classes et aux entrevues virtuelles. En regardant des interviews aux nouvelles ou aux émissions d’infodivertissement, on voit une grande variété d’angles de caméra, d’éclairages et de qualités audio, qui contribuent davantage au produit final que les présentateurs semblent le croire.

Pour réussir, il y a quelques étapes simples que n’importe qui peut suivre :

• Si c’est possible, placez la caméra à la hauteur des yeux ou légèrement au-dessus. Bon, personne ne veut voir l’intérieur de vos narines, mais la caméra ne devrait pas être trop haute au-dessus de votre tête non plus (ce n’est pas un égoportrait).
• Si vous êtes assis, placez-vous assez près de la caméra pour qu’on puisse vous voir à partir de la poitrine. Si vous êtes trop près, cela peut donner l’impression d’une tête désincarnée à l’écran, et si vous êtes trop loin, on verra trop de mouvements des mains et cela peut distraire l’auditoire.
• Ajustez l’éclairage afin de minimiser l’ombrage. Les professionnels emploient des techniques d’éclairage standards (des exemples ici), et vous pouvez les répliquer assez bien au moyen de quelques lampes et d’un bon usage des rideaux ou des stores pour contrôler la lumière naturelle.
• Servez-vous d’écouteurs et d’un microphone sans fil, ou du type d’écouteurs avec micro intégré qui vient souvent avec les téléphones portables. Si vous utilisez des casques audio, vous aurez l’air de diriger la circulation aérienne. Par ailleurs, si vous vous fiez au système audio intégré à votre ordinateur, il y aura beaucoup de bruit de fond et la qualité sera médiocre. Les écouteurs de téléphones portables fournissent une qualité sonore étonnante, c’est donc une bonne idée de s’en servir.

En mettant tout cela ensemble, vous serez surpris de constater à quel point la qualité de l’image et du son de votre présentation sera meilleure. Ajoutez les éléments mentionnés plus tôt au sujet des diapos dynamiques et d’un exposé plus fluide, et vous serez épaté de la qualité du produit fini.

Fournir de la formation et des présentations en ligne constitue peut-être une nouvelle aventure pour beaucoup de gens, mais ce n’est pas sorcier, alors avec un peu de préparation et de pratique, tout le monde peut y arriver.