Un abécédaire de l’apprentissage en ligne – 3^e partie : gestion de l’apprentissage

Mark Murrell

Le 22 novembre 2017

Dans les deux premières parties de cet article (ici et ici), j’ai discuté des différents types d’apprentissage en ligne utilisés couramment dans le monde des affaires à l’heure actuelle, et de ce qui répond aux exigences particulières de l’industrie du camionnage.

Ces articles ont couvert une grande superficie du sujet, mais, après les avoir publiés, j’ai réalisé qu’ils traitaient seulement d’un aspect de l’écosystème de l’apprentissage en ligne. Le contenu en tant que tel est définitivement une partie essentielle de la réussite de la mise en œuvre, mais il y a un élément tout aussi important : le système de gestion de l’apprentissage (SGA). Ainsi, dans cet article, je vais passer un certain temps à discuter d’un SGA sous toutes ses coutures.

Un système de gestion de l’apprentissage est la structure dorsale qui loge le contenu d’apprentissage, gère les comptes des utilisateurs et les tâches à exécuter, ainsi que les activités. C’est une partie incroyablement importante du produit final, mais je dois reconnaître que ce n’est pas très séduisant. À bien des égards, c’est comme la plomberie ou l’électricité dans votre maison – important, mais souvent caché loin des yeux, et rarement très excitant. Lorsque tout fonctionne bien, vous ne les remarquez pas. En fait, si vous les remarquez, c’est probablement parce que quelque chose cloche.

Pareillement, lorsqu’un SGA est bien conçu et développé, et lorsqu’il fonctionne bien, il ne devrait pas être encombrant. Vous vous connectez, accomplissez vos tâches en peu de temps et sans mal de tête, puis vous reprenez le cours de votre journée. Regardons-y de plus près et voyons comment cela se déroule.

L’historique des SGA

Cela fait longtemps que les systèmes qui font le suivi de l’apprentissage existent, mais ceux dédiés au monde des affaires ont émergé en tant que catégorie distincte vers la fin des années 1990, avec le lancement de Saba et de Docent (tous deux introduits en 1997). Peu après, les principales sociétés d’informatique d’entreprise – à l’époque, SAP, Oracle et PeopleSoft – ont ajouté des modules de gestion de l’apprentissage à leurs systèmes, et une foule de fournisseurs secondaires ont lancé des produits semblables coup sur coup. Au début, ils étaient tous des systèmes « sur place », c’est-à-dire qu’il fallait se procurer un serveur physique dédié et tout gérer soi-même. Heureusement, le nuage numérique est apparu, et presque tous les SGA commerciaux sont maintenant vendus en tant que service hébergé.

Mais ce n’est pas seulement ça qui a changé dans les 20 dernières années. À l’origine, l’objectif des SGA était d’offrir aux entreprises un endroit central pour emmagasiner le contenu et faire le suivi des activités de base des utilisateurs. De nos jours, ils ont évolué et proposent plus de fonctionnalités pour créer et organiser du contenu, gérer les tâches attribuées et des modèles de plans de cours complexes, ainsi que pour faire le suivi de toutes les activités des utilisateurs. Aujourd’hui, les SGA d’entreprise importants ont évolué à un point où ils gèrent un grand nombre d’éléments qui autrefois faisaient partie des systèmes de ressources humaines, créant ainsi une nouvelle catégorie plus vaste, soit les systèmes de gestion du talent.

Les notions de base ne changent pas

Cependant, même si la fonctionnalité principale et la technologie sous-jacente ont considérablement progressé durant cette période, les notions primaires sont restées les mêmes. Les éléments de base de tout SGA qui se respecte sont identiques à ceux du début – souplesse et convivialité.

J’ai mentionné plus tôt qu’un SGA fait bien son travail lorsqu’il passe inaperçu. Toutefois, pour en arriver là, il doit posséder les fonctions dont on a besoin et ces dernières doivent se comporter d’une façon sensée pour l’organisation qui s’en sert. L’accès à ces fonctions doit aussi être rapide et facile, sans avoir à tourner autour du pot pour accomplir quoi que ce soit. Puisque chaque entreprise a ses propres besoins, et veut accomplir les tâches à son gré, la structure du système doit être extrêmement souple, offrant une multitude d’options de configuration et de personnalisation afin qu’il puisse s’harmoniser aux activités d’affaires de chaque société.

Il doit aussi être facile à utiliser, à comprendre et à mémoriser. Dans la réalité de la gestion de l’apprentissage, les administrateurs ne passent pas leur journée dans le système. Dans la plupart des entreprises, ils ouvrent une session dans le SGA peut-être une ou deux fois par semaine, et dans les plus petites compagnies (particulièrement dans le secteur du camionnage où les petites flottes n’ont pas de personnel de sécurité dédié), ils se connectent encore moins souvent. Pour être performant, un SGA doit être assez intuitif pour qu’on puisse se souvenir immédiatement comment il fonctionne dès l’ouverture d’une session, et le schéma de ses fonctions doit être uniforme, afin de pouvoir les découvrir facilement en suivant les conventions établies dans le système en question.

Une simplicité trompeuse

Le concept est assez simple, mais c’est très difficile à réaliser. Les besoins d’une entreprise comptant 10 employés sont complètement différents d’une qui en compte 100 ou 1 000. Concevoir un système avec toute la souplesse voulue pouvant soutenir cet éventail d’exigences requiert beaucoup de planification. Créer quelque chose d’intuitif et d’immédiatement découvrable est aussi très difficile.

Il arrive que des gens ouvrent une session dans notre SGA et pensent qu’il a l’air très simpliste. La disposition est directe, et comporte de grosses des icônes colorées, et il y a des boutons partout. Nous ne l’avons pas conçu de la sorte pour qu’il ressemble à une bande dessinée, mais parce que nous voulons que la fonctionnalité soit immédiatement évidente, et que les conventions du système soient claires et uniformes. Il a fallu de nombreuses années d’observation de l’utilisation du système pour que le flux de travail puisse être optimisé autant qu’il l’a été, et il est très spécifiquement conçu pour refléter les besoins de l’industrie du camionnage.

Qu’est-ce qui est différent dans un SGA conçu pour le camionnage? Plus que je l’avais imaginé.

Bien que la structure des données sous-jacente ressemble assez à celle utilisée dans les autres industries, la logique d’affaires et l’interface reflètent des réalités particulières au transport routier.

• Le texte est un problème – un grand nombre de SGA commerciaux comportent du texte interminable dans leurs interfaces, ce qui convient aux responsables des ressources humaines et de la formation en entreprise habitués à lire des directives et à suivre une foule d’étapes, mais ça ne fonctionne pas dans le camionnage. Les administrateurs veulent entrer et sortir sans avoir à lire un roman.
• Les clics sont précieux – la majorité de l’univers de la conception d’interface s’évertue à voir les tâches accomplies avec un nombre minimal de clics, mais ici, c’est absolument essentiel. Si une personne se connecte au système seulement une fois par semaine, elle ne veut pas cliquer sur une tonne de formulaires pour ajouter un utilisateur ou attribuer un cours. Chaque clic requis augmente la possibilité de faire des erreurs, alors il faut les garder au minimum.
• Les clics sont risqués – dans la même suite d’idées, nous avons constaté qu’un bon nombre de personnes dans l’industrie n’aiment pas cliquer sur ce qu’elles ne connaissent pas, elles n’explorent donc pas le système. Par conséquent, si une fonctionnalité n’est pas immédiatement apparente et évidente, les gens pourraient passer à côté.
• Les connexions sont peu fiables – j’en ai discuté dans les articles traitant des cours, mais les clients du transport routier ont souvent des difficultés avec les connexions Internet. Elles sont peu fiables, pas dans le sens où elles coupent (bien que cela se produise aussi à l’occasion), mais elles peuvent avoir une vitesse imprévisible, il faut donc bâtir le système pour des connexions plus lentes afin d’offrir une expérience uniforme.
• L’attention est passagère – les administrateurs font souvent plusieurs choses en même temps, et peuvent être interrompus au milieu d’une tâche en raison d’une urgence ou d’une autre circonstance imprévue. Ils doivent être en mesure de revenir à la tâche sans perdre ce qu’ils ont déjà accompli et recommencer à zéro.

Ce sont tous des aspects que nous n’avons pas vraiment constatés en desservant d’autres industries, mais qui sont très présents ici. Si le SGA fournit vraiment toute la fonctionnalité voulue sans être encombrant, tous ces éléments doivent être intégrés dans la conception afin de faire partie du système de façon naturelle. C’est un exercice d’équilibre assez périlleux, mais lorsqu’on assemble le tout, c’est vraiment satisfaisant en tant que développeur.

Ce n’est peut-être pas aussi séduisant que les cours, mais, comme la plomberie et l’électricité dans une maison, les SGA aident grandement à ce que tout roule pour le mieux.